El mundo empresarial actual es muy susceptible, por temas de productividad y eficiencia, a la puntualidad y asistencia en tiempo y forma de sus empleados. Por esa razón, sobre todo en empresas locales que operan en mercados pequeños y donde cada empleado cuenta para incrementar la capacidad de trabajo, el control de asistencia digital es de gran ayuda.
Los mecanismos utilizados para el control de asistencia siempre han sido bien valorados en las empresas, desde los más rudimentarios y tradicionales hasta los más sofisticados. Sin embargo, la digitalización debería ser el camino a seguir por distintas razones.
Desafíos del control de asistencia tradicional
Cuando se habla de sistemas de control de asistencia tradicionales se hace referencia a aquellos que, formales, siempre han existido en las compañías y que aún hoy se siguen utilizando en muchos negocios a nivel global. Los más comunes pueden ser los registros manuales en cuadernos o archivos, que pueden ser llevados por un profesional explícitamente, o los sistemas de asistencia con tarjetas.
No obstante, conforme la vida empresarial se ha ido modernizando, muchos negocios y expertos del sector de Recursos Humanos se han percatado de que estos sistemas representan un desafío para la gestión del tiempo y la productividad de las empresas por varias razones:
- Errores humanos: por ejemplo, los registros manuales son propensos a errores, ya sea por olvido, mala caligrafía o errores de cálculo. Esto puede generar discrepancias en los registros de asistencia y nómina, lo que se traduce en pérdida de tiempo y recursos para corregirlos.
- Manipulación de registros: los registros manuales pueden ser manipulados fácilmente, lo que puede llevar a fraudes y pérdidas económicas para la empresa. Esta es una de las claves para pensar en la digitalización como solución definitiva.
- Falta de datos en tiempo real: los métodos tradicionales no ofrecen información en tiempo real sobre la asistencia de los empleados. Esto dificulta la toma de decisiones y la gestión del personal.
- Ineficiencia: finalmente, la gestión de registros manuales requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, lo que distrae a los empleados de tareas más importantes.
Aunque está claro que cada empresa tendrá sus formas de proceder y a algunas, por temas de cantidad de empleados o presupuesto, todavía les convenga llevar todo a mano, tarde o temprano el camino a seguir sería un control de asistencia digital.
Beneficios del control de asistencia digital
Hay muchos de estos sistemas. Los comunes son aquellos que utilizan la biometría, tarjetas de proximidad y hasta aplicaciones móviles que interactúan con un hub de Recursos Humanos pensado para tal fin. Todos generan una verificación automática y precisa, tanto para entradas como para salidas. Estos sistemas tienen varios beneficios:
- Mayor precisión y confiabilidad: los sistemas digitales eliminan los errores humanos y la posibilidad de manipulación de registros, lo que garantiza la precisión de los datos de asistencia.
- Ahorro de tiempo y costes: la automatización del registro de asistencia reduce la carga de trabajo del personal de recursos humanos y permite ahorrar tiempo y costes en la gestión de nóminas.
- Se cumplen las normativas: los sistemas digitales facilitan el cumplimiento de las normas laborales y la generación de informes para auditorías. En un escenario actual en donde se busca la eficiencia y la automatización, nada mejor que cumplir con la normativa sin siquiera preocuparse por ello.
- Integración con otros sistemas: actualmente, los sistemas de control de asistencia digital se pueden integrar con otros sistemas de gestión empresarial, como los sistemas de nómina y recursos humanos, lo que permite una gestión más eficiente de la información.
- Mayor satisfacción de los trabajadores: los sistemas digitales ofrecen a los empleados una forma más fácil y cómoda de registrar su asistencia, lo que puede aumentar su satisfacción y compromiso con la empresa. Pero, de la misma manera, ayuda a mantener un clima laboral mucho más estable ya que todos sienten que se les reconoce su compromiso y esfuerzo sin especulaciones sobre ello, lo que sí pudiera ocurrir con un sistema manual.
